Äggklockan - kontorsjobbarens bäste vän

Hur kommer det sig att det som plingar till i e-postlådan ofta får högre prioritet än det man för tillfället arbetar med? Man släpper ofta omedelbart allt för att istället läsa e-posten. Hur påverkar det produktiviteten egentligen? I en artikelserie i DN kan man läsa om hur mycket tid som faktiskt försvinner och hur mycket avbrott i arbetet kostar i form av tid.

Ska man inte svara när det ringer och strunta i mejl helt och hållet på jobbet? Det är nog ingen bra idé, det kan ju faktiskt vara så att meddelandet har med jobbet att göra... Ska man kolla inboxen och sitt mobilsvar två gånger om dagen på fasta tider? Det håller nog inte riktigt heller, tycker jag.

Jag har provat en grej som jag tycker funkar bra och till hjälp kan man använda sig av en äggklocka! (kommentar: mobiltelefonens timer-funktion går också bra)

När arbetsdagen börjar, skriver jag ned det jag planerar att arbeta med under dagen. En uppgift per rad. Jag tidsuppskattar varje uppgift i formen av tjugofemminuterspass. Tar uppgiften ett pass eller tre att bli klar med?

I princip handlar det om att dela upp sin dag i små bitar. Jag brukar ha som mål att genomföra tre pass före lunch och cirka fem pass på eftermiddagen. Det blir totalt knappt fyra timmar (med korta pauser mellan) och då har man hela fyra timmar kvar till exempelvis möten.

Nu är det bara att vrida upp äggklockan och sätta igång!

När man väl startat ett pass finns det några viktiga regler: då det till exempel plingar till i e-postlådan har man två val - att avbryta passet för att läsa mejlet, eller vänta till passet är avklarat. Mellan varje pass tar man nämligen korta pauser (cirka fem minuter) för att hämta kaffe, läsa e-post, ringa, snacka med sina jobbarkompisar och så vidare.

Under ett pass tar jag alltså aktivt ställning till om avbrottet i arbetet är så viktigt att det inte kan vänta några minuter, eller om jag kan ta det då passet är avklarat. Avbryter jag ett pass markerar jag det, genom att sätta ett "x" bredvid uppgiften på pappret. Då arbetsdagen är slut ser man hur ofta man faktiskt blir avbruten. Man kan fundera på om det går att prioritera sina dagar på ett bättre sätt.

Om en kollega kommer förbi och vill prata lite då? Med äggklockans hjälp blir man ganska bra på att förhandla: "kan jag komma förbi om tio minuter, jag är mitt uppe i ett pass?".

Prova med frasen:
"Jag är mitt uppe i en Pomodoro, kan vi snacka om tio minuter?".

Det här sättet att arbeta kallas nämligen för The Pomodoro Technique. Det var en italienare som började med det här och till sin hjälp hade han en äggklocka som såg ut som en tomat.

Det här inlägget tog två pass att skriva. Ett avbrott mitt i ett pass gjorde att jag fick vrida tillbaka klockan och starta ett nytt.

Vi vill spela poker på jobbet!

Hur svårt kan det egentligen vara att gissa hur lång tid en arbetsuppgift tar att bli klar med? Vi som jobbar i IT-projekt brukar ju misslyckas med det här. Det har till och med gått så långt att våra misslyckanden av många betraktas som ett skämt!

Men det är ju en gissningslek och jag tror inte att det går att veta i förväg hur många timmar man behöver för en helt ny uppgift. Min erfarenhet är också att de som ska göra jobbet är bäst på att gissa och att fler personer gissar bättre än en person. Och det är här kortleken kommer in.

För att spela poker behövs en kortlek, som har en uppsättning av sifforna 1, 2, 3, 5, 8, 13 och 21 till varje person. Det går bra att riva papperslappar att skriva siffrorna på för att snabbt komma igång.

Innan man alls funderar på antalet timmar, pratar man lite om uppgifterna och försöker hitta den som verkar enklast. Den uppgiften får värdet en (1) poäng.

Nu är det dags att spela kort! Ta fram nästa uppgift och fundera en kort stund på hur mycket svårare den uppgiften är, i förhållande till den som var enklast. När alla med pokerfejs funderat klart: "Ett, två, tre!" och alla slänger samtidigt sina valda kort på bordet.

Man upptäcker snabbt att det ofta kastas kort med olika poäng och det är precis det som är poängen. Vi ser problem från olika håll och har kanske till och med tolkat arbetsuppgiften olika! Då korten skiljer sig, pratar man lite mer och berättar hur man tänkt. Sedan är det dags att spela igen - med samma uppgift. Så här håller man på till alla är överens.

När alla uppgifter är klara är det dags att prata om hur många timmar en poäng egentligen är. Är en poäng fyra timmar? Eller en dag? När korthajarna kommit överens har projektet nu en lista med uppgifter som tidsuppskattats. Troligtvis är den här typen av gissning bättre än då en ensam människa vid sitt skrivbord gör sina uppskattningar.

Den här metoden kallas planeringspoker och används ofta vid planeringsmöten i projekt som drivs med Scrum. Tro det eller ej, men det är också väldigt kul att tidsuppskatta med hjälp av poker.

Det ska vara kul att jobba!

Från Fragile till Agile

Visst är IT-leveranser alltför ofta som ömtåliga paket och kanske till och med som skadat gods ibland? Kvalitet har länge varit en svår grej i vår bransch, men många av oss arbetar för att hela tiden bli bättre på det vi sysslar med.

Sedan en tid tillbaka arbetar vi i vårat lag så här:

Levererar ofta
Vi delar upp projekt i etapper om tre veckor, där varje etapp har en leverans. Det är faktiskt lättare att hantera, än att ha en enda jätte-leverans i slutet av ett projekt.

Testar ofta
Vi har skrotat den traditionella testfasen, som brukar vara i slutet av ett projekt. Då är det ju redan försent, eller hur? I varje etapp är istället test en naturlig del av utvecklingen.

Kompetens istället för fasta roller
För oss är det inte ett dugg kontroversiellt att inte ha någon i laget som vi kallar "projektledare". Projektledning sysslar vi däremot med i allra högsta grad, hela laget och varje dag.

Och vad får vi ut av det här då?

Personligen tycker jag att det är riktigt roligt att arbeta så här! Jag går till jobbet med ett leende. Glada projektmedlemmar är produktiva, det tror jag på.

Vi levererar bättre produkter med färre buggar. Tvärfunktionella lag hittar problem och löser dem snabbare, det är vår erfarenhet.

Vi har valt Scrum som arbetssätt och efter några projekt känns det som rätt vägval. I systemutvecklingsprojekt är också testdriven utveckling något som behövs; när man levererar var tredje vecka behövs automatisering. Läs gärna mer i tidigare inlägg.

Hur gör ni i er organisation för att leverera produkter med kvalitet, har du några tips?

Kan vi börja prata svenska, please?

Är svenska världens dåligaste språk, eller är kanske vi IT-folk dåliga på svenska? En presentation under en konferens om lättrörliga arbetssätt, fick mig att fundera på varför jag själv brukar ägna tid åt att förklara alla dessa uttryck som vi brukar slänga oss med om dagarna.

Jag gillar att prata om och arbeta enligt Scrum och vi som jobbar i projekt med hjälp av det här sättet, använder dagligen uttryck som Product Backlog, Sprint, Daily Scrum och Scrum Master.

Varför inte använda orden prioriteringslista, etapp, dagliga möten och lagkapten istället?

Jag tror inte att man behöver förklara vad ett dagligt möte är för något. De flesta av oss här i Sverige förstår nog också, på ett ungefär, vad som menas med en prioriteringslista. Hur många svenskar vet vad en Scrum Master är?

Jag brukar använda lättrörlig istället för det engelska ordet Agile, har du något annat förslag?

Börja dagen med att svara på tre frågor

Varför är det så komplicerat att jobba i team då man sysslar med IT? Är det våra verktyg som hindrar oss - skärm, tangentbord, skrivbord och mus - som inte direkt bjuder in till samarbete? Varför kan det inte vara som i datortillverkarnas annonser i tunnelbanan? Där några personer i fräsch kontorsmiljö ler stort och pekar på något spännande på datorskärmen.

De där annonserna är ju bluff, men jag har en idé: vi lämnar datorerna en stund och pratar med varandra istället!

Så här kan man göra
Alla som är med i projektet deltar i ett kort möte varje dag, som är max en kvart långt och förslagsvis klockan nio på morgonen. Under mötet svarar varje person på de här tre frågorna:

Vad har jag gjort sedan förra mötet?

Vad ska jag göra till nästa möte?

Har jag några problem som hindrar mig att lösa uppgiften?

Frågorna svarar jag på till hela laget och inte bara till chefen, projektledaren eller bästa jobbarkompisen. Eftersom mötet varar i en kvart, gäller det att vara kortfattad och hålla sig till ämnet. Eventuella problem löser man inte under denna kvart, men de personer i laget som kan hjälpa till träffas direkt efter mötet för att tillsammans komma fram till något bra.

Men blir det inte samma sak man står och pratar om varje morgon?

"Ja, jag sysslar fortfarande med dokumentationen..." eller "jag håller på med login-sidorna...".

Ja, det blir så om arbetsuppgiften är för omfattande.

Ett nytt problem har snabbt synliggjorts: vi behöver dela upp uppgifter till mindre delar. Allra helst deluppgifter som man kan göra klart på en arbetsdag. Dokumentationsuppgiften kan man ju dela upp till att skriva enskilda kapitel och systemutveckling är mycket enkelt att dela upp till mindre delar. Som login-exemplet ovan: ett formulär för att fylla i uppgifter, anrop till en användardatabas och så vidare.

Som projektmedlem känns det bra att berätta vad jag gjort klart under gårdagen och vad jag ska göra idag. Varje dag gör jag och laget små framsteg och kommer allt närmare ett avslut. På köpet får vi i laget dagligen en uppfattning om hur vi ligger till i projektet.

Det jag beskriver här är en av delarna i Scrum och kanske det enklaste att börja med i ett projekt. Vilka erfarenheter har du av att arbeta i team?