onsdag 17 september 2008

Äggklockan - kontorsjobbarens bäste vän

Hur kommer det sig att det som plingar till i e-postlådan ofta får högre prioritet än det man för tillfället arbetar med? Man släpper ofta omedelbart allt för att istället läsa e-posten. Hur påverkar det produktiviteten egentligen? I en artikelserie i DN kan man läsa om hur mycket tid som faktiskt försvinner och hur mycket avbrott i arbetet kostar i form av tid.

Ska man inte svara när det ringer och strunta i mejl helt och hållet på jobbet? Det är nog ingen bra idé, det kan ju faktiskt vara så att meddelandet har med jobbet att göra... Ska man kolla inboxen och sitt mobilsvar två gånger om dagen på fasta tider? Det håller nog inte riktigt heller, tycker jag.

Jag har provat en grej som jag tycker funkar bra och till hjälp kan man använda sig av en äggklocka! (kommentar: mobiltelefonens timer-funktion går också bra)

När arbetsdagen börjar, skriver jag ned det jag planerar att arbeta med under dagen. En uppgift per rad. Jag tidsuppskattar varje uppgift i formen av tjugofemminuterspass. Tar uppgiften ett pass eller tre att bli klar med?

I princip handlar det om att dela upp sin dag i små bitar. Jag brukar ha som mål att genomföra tre pass före lunch och cirka fem pass på eftermiddagen. Det blir totalt knappt fyra timmar (med korta pauser mellan) och då har man hela fyra timmar kvar till exempelvis möten.

Nu är det bara att vrida upp äggklockan och sätta igång!

När man väl startat ett pass finns det några viktiga regler: då det till exempel plingar till i e-postlådan har man två val - att avbryta passet för att läsa mejlet, eller vänta till passet är avklarat. Mellan varje pass tar man nämligen korta pauser (cirka fem minuter) för att hämta kaffe, läsa e-post, ringa, snacka med sina jobbarkompisar och så vidare.

Under ett pass tar jag alltså aktivt ställning till om avbrottet i arbetet är så viktigt att det inte kan vänta några minuter, eller om jag kan ta det då passet är avklarat. Avbryter jag ett pass markerar jag det, genom att sätta ett "x" bredvid uppgiften på pappret. Då arbetsdagen är slut ser man hur ofta man faktiskt blir avbruten. Man kan fundera på om det går att prioritera sina dagar på ett bättre sätt.

Om en kollega kommer förbi och vill prata lite då? Med äggklockans hjälp blir man ganska bra på att förhandla: "kan jag komma förbi om tio minuter, jag är mitt uppe i ett pass?".

Prova med frasen:
"Jag är mitt uppe i en Pomodoro, kan vi snacka om tio minuter?".

Det här sättet att arbeta kallas nämligen för The Pomodoro Technique. Det var en italienare som började med det här och till sin hjälp hade han en äggklocka som såg ut som en tomat.

Det här inlägget tog två pass att skriva. Ett avbrott mitt i ett pass gjorde att jag fick vrida tillbaka klockan och starta ett nytt.

Inga kommentarer: